Dispar Buton Launching Bank Data Digitalisasi Kearsipan
PUBLIKSATU, BUTON - Dinas Pariwisata Kabupaten Buton melaunching Bank Data Digitalisasi Kearsipan di ruang Dinas Pariwisata Kabupaten Buton, Gedung B Lantai II, Kompleks perkantoran takawa, Selasa 4 September 2018 sekira pukul 14.00 wita.
Pelauncingan ini dibuka oleh Sekretaris Dinas Pariwisata Kabupaten Buton, Rusdi Nudi SPd MPd selaku peserta Diklat PIM III tahun 2018.
Dalam pemaparannya Rusdi menjelaskan Bank Data ini merupakan pilot proyek perubahan peserta Diklatpim III tahun 2018 Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Provinsi Sulawesi Tenggara berupa sistem digital dalam pengelolaan administrasi yang efektif dan efisien.
"Diklat Pim III angkatan 2018 dan ini bagian tugas dari tahapan," ujarnya di hadapan peserta yang didominasi sekretaris dinas diberbagai OPD Pemda Buton.
Dalam kesempatan ini, Rusdi memperkenalkan seperti apa Bank Data ini. Menurutnya Bank Data ini dibuat untuk mempermudah tupoksi yang melekat pada tanggung jawab sekretaris.
Ada tiga kemudahan bagi sekretaris dinas jika menggunakan Bank Data ini. Kata Rusdi yakni penatausahan persuratan, data umum perlengkapan, kepegawaian dan keuangan.
"Sesuai dengan tupoksi kita sekretaris itu ada tiga. Penatausahaan, persuratan, data umum perlengkapan, kepegawaian dan keuangan," sebutnya.
Dari itu, Rusdi menjelaskan pelayanan dalam Bank Data Dinas Periwisata ini menirukan pelayanan perbankan.
Namun dikarenakan tugas Pim III ini hanya tiga bulan, palayanan Bank Data yang di lakukan saat ini baru tahapan jangka pendek, maka baru mencakup tiga kategori yakni data umum dan perlengkapan, kepegawaian dan keuangan.
Untuk jangka menengah, Rusdi menjelaskan data Bank Data ini tidak hanya diterapkan untuk tugas sekretaris namun juga seluruh bidang-bidang yang ada di Dinas Pariwisata.
Sedangkan jangka panjangnya, kata Rusdi nantinya akan berbasis online.
Rusdi menjelaskan, model pembuatan Bank Data ini seperti aplikasi from office di perbankan. Dari aplikasi itu kemudian dibuat digitalisasi untuk mentransformasi data konfensional yang bersifat dokumen kertas ke komputer berbasis digital.
Misalnya data umum, Rusdi mencontohkan dari data umum terkadang sekretaris mempunyai kendala persuratan baik surat masuk maupun surat keluar yang mudah tercecer. Dari itu melalui sistem Bank Data ini setiap surat masuk maupun surat keluar langsung disimpan di dalam Bank Data.
"Didalam sistim ini kita langsung scan dan otomatis tersimpan. Contoh misalnya surat masuk lihat data. Kalau kita mencari data misalnya dari kementerian kita tinggal ketik cari kementerian. Maka muncullah di situ ada surat dari kementerian. Lalu kita klik edit lalu lihat dokumen itulah suratnya. Sehingga surat itu walaupun sudah di bawah oleh teman, masih tetap di sini. Masih tersimpan sesuai dengan nomor surat itu. Seperti itu tata kerja untuk surat masuk," contohnya.
Rusdi mengharapkan, terobosan yang dibuatnya ini dapat menjadi informasi bagi instansi lain.
"Mudah-mudahan ini menjadi informasi atau juga nanti penyempurnaan yang disampaikan kepada kami sifatnya ini adalah berbagai informasi selaku tugas yang melekat pada sekretaris,"(Po1)