Dinas Koperasi dan UKM Buton Launching Aplikasi Kesekretariatan
Bagikan
PUBLIKSATU, BUTON - Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah (UKM) Kabupaten Buton melaunching aplikasi berbasis pengarsipan data sekretariat, di aula kantor dinas setempat, Senin (12/11).
Aplikasi ini merupakan inovasi dari Sekretaris Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten Buton, Dra Wa Ode Sitti Muzdalifah, sebagai implementasi rancangan proyek perubahan dalam mengikuti Diklatpim III Angkatan VI Tahun 2018 di Badan Pengembangan SDM Sulawesi Tenggara, Kendari.
"Judul proyek perubahan yang saya ambil di sini yaitu Optimalisasi Pengelolaan Administrasi Kepegawaian dan Kearsipan Melalui Sikat Pegawai Cerdas (Sistem Informasi Kendali Tata Kepegawaian dan Arsip Cepat, Efektif, Respon, Dinamis, Aktual, Sistimatis) pada Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten Buton," kata Wa Ode Sitti Muzdalifah, ketika ditemui di ruang kerjanya, kemarin.
Dalam proyek perubahan ini, Wa Ode Sitti Muzdalifah hanya fokus pada dua tugas pokok dan fungsi kesekretaritan, yakni tentang data kepegawaian dan pengarsipannya. Hal ini disebabkan waktu yang diberikan hanya dua bulan.
"Jadi kami hanya menyelesaikan jangka pendeknya saja. Jangka menengah dan jangka panjangnya akan menyusul," katanya.
Dijelaskan, sebagaimana pengalamannya sebagai sekretaris, penyimpanan data kearsipan selalu jadi masalah. Karena pengelolaannya secara manual, tercecer hingga hilang merupakan kelemahannya. Sehingga ketika dibutuhkan kadang sudah tidak ada.
Untuk itu, lanjut dia, penerapan aplikasi sebagai penyimpanan data kearsipan sekarang menjadi solusi. Mulai surat masuk dan keluar hingga data-data kepegawaian lainnya dapat di scan untuk di save ke dalam aplikasi tersebut.
"Untuk proyek perubahan ini saya ambil data dua tahun terakhir dulu, yaitu data tahun 2017 dan 2018. Semua data-data dua tahun terakhir itu akan kita scan untuk kita simpan ke dalam aplikasi. Sehingga nanti kalau ada kegiatan yang membutuhkan data-data, pegawai lupa bawah atau tercecer tidak perlu repot lagi untuk mencari. Tinggal buka aplikasi saja baru print kembali. Begitu juga kalau kita mengurus kenaikan pangkat, tidak mesti harus buka lemari lagi mencari arsip. Di dalam aplikasi sudah ada semua data-datanya," terang Wa Ode Sitti Muzdalifah.
Dia menambahkan, aplikasi yang di launching sekarang untuk sementara masih dalam bentuk offline dan hanya berlaku di internal Diskop UKM. Pengembangan jangka panjangnya baru akan online. (man)